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狗万体育平台立异工作方式提高使用软件需求办

发布时间:2020-05-15 07:26 点击次数:

  为解决需求管理工作中的瓶颈、打破过时陈旧的工作模式、提高效率,河南省人力资源和社会保障厅电子政务中心在金保工程建设中,采取了一系列具有创新性的工作方法:建立快捷的沟通机制、狗万体育平台,搭建全省电子化需求处理平台、建立周报制度、实现台账精细化管理等,形成科学、灵活、有秩序的需求管理模式。不仅提高了管理水平,也减少了工作量、降低了工作难度,有利于实现持续提升需求管理效率的目的。

  软件工程中花费时间最长、技术控制最难、涉及业务最多、开发与用户间交互最频繁的活动应该是需求管理。

  需求管理过程包括需求分析、提交、审批、修改、测试、验证、归档等诸多环节,业务单位、信息化管理单位、软件服务商三方共同参与,其中既有业务需求个性化与信息化规范统一之间的冲突,也有用户需求与技术实现之间的差异,既有不同部门之间权益的博弈,也有开发与用户之间的冲突。稍有疏忽,一个环节重视不够,就会影响后续进程,甚至引起三方之间关系上的不协调。如何化繁为简,抓住事物的本质,从复杂的需求矛盾中解脱出来,成为软件系统维护期内的重要课题。本文以河南省金保工程系统建设中应用系统需求管理为例,谈谈如何提升应用软件需求管理质量问题。

  河南省人力资源和社会保障厅从2005年开始建设支撑养老、医疗、工伤、生育、失业五项社会保险业务经办的社会保险统一软件应用系统(以下简称统一软件),到2012年上半年已覆盖了本省17个省辖市和141个区县。河南省统一软件建设伊始就遵循“统一建设、应用为先、体制创新、服务为本”的原则,紧密围绕人力资源和社会保障事业重点工作和发展方向,构建统一、安全、高效的信息系统应用支撑平台,实现各业务领域之间、各地区之间社保信息共享、协同办理和有效衔接,为建立统一规范的信息化公共服务体系和科学有效的决策体系提供有力的保障。

  只有统一建设,才能避免系统割裂,实现信息资源共享,有效发挥系统整体效能,同时也能够节约建设资金,取得事半功倍的效果。因而河南省在金保工程建设中始终强调“统一”建设这一原则,并且把它作为金保工程建设的重要评价标准。目前河南省绝大部分省辖市都较好地贯彻了这一原则,充分利用全局的信息资源,建成了市级统一的数据中心,将全市各业务数据集中整合在一起,运行全省统一的应用系统,大大提高了各项业务工作的信息化水平,以较小的投入取得了最大的成效。

  河南省人社厅强调在金保工程建设中要坚持“统一”的原则,是建立在各项社会保险经办规程和政策全省统一基础上的,即全省有统一的社保政策和经办规程,各省辖市之间本地社保政策不矛盾,各省辖市社保业务办理流程基本一致。要达到政策规程高度统一,目前既有五险机构未整合造成各险种业务办理不统一的障碍,也有人们对信息化规范业务办理认识不到位的因素,既有本地化政策产生各地业务上的差异,也有粗放式规程导致各地不同的经办操作,反应在统一软件上,就是各省辖市业务单位会提出许多相互矛盾的需求(不同单位对同一业务操作理解相反)、缺少政策依据的需求、与经办规程相违背的需求、不同险种间相互冲突的需求、不同用户不同操作习惯性需求、大量本地化业务查询、统计需求,以及各地不同医保政策带来的业务需求。

  如何管理好统一软件业务需求,解决这些个性、差异的需求与全省统一设计之间的矛盾,在统一的前提下既保障业务的正常办理又容纳一定程度的个性化操作,成为需求管理中的难题。过去,由于统一软件日常需求管理中缺乏科学的管理机制、沟通渠道,需求处理速度跟不上用户需要,系统的改进滞后于业务发展,业务单位、信息化管理单位、软件服务商三方的矛盾也日益突出,其具体表现是:

  一是需求从省辖市提交到最后省级审批转交软件服务商进行修改,环节多、周期长,且省、市两级信息通过传真的方式进行沟通,时常发生发生电话打不通、找不到人,传真不清楚或手写意见字迹潦草等问题,大大降低了沟通效率。

  二是省辖市信息化管理单位对需求审批不严,对于一些与全省政策不一致、与经办规程不符、文字表达不准确、内容不完整的需求,没有给予认真的分析和解答,而是直接上交省级信息化管理单位。

  三是省辖市业务单位需求提出人、软件服务商现场工程师、省辖市信息化管理单位需求审批人因为知识和认识的差异,导致需求表述不清晰,甚至存在表达前后矛盾、不准确、不完整、不简练等问题,直接影响需求的后续处理。

  四是全省需求管理缺少专人负责需求工作的协调,全省业务单位、信息化管理单位、软件服务商三方没有充分、及时的沟通,从而导致一些小问题累积演变成大矛盾。

  五是省级业务单位没有充分发挥应有的作用。虽然按照管理制度对于涉及政策、规程的需求,应当由省级业务单位给出业务意见,但在实际操作中省级业务单位并没有出现在需求处理流程中,需求提出单位也没有就业务复杂、冲突的需求或缺少政策支撑的需求与省级业务单位进行充分沟通交流。省级业务主管部门的长期缺位,导致各省辖市实际经办流程不一致,严重影响了全省统一软件的性能稳定性和规程统一性。

  需求管理是业务、信息化、开发三方共同推动的工作,任何一方的缺位、消极都将导致工作的停滞,而信息化管理单位应该是矛盾的主要方面。因此省级信息化管理单位要站在全省角度,既要掌握五项社会保险的全省政策,又要熟悉不同省辖市的业务差异,最终给出兼顾业务与技术的需求处理意见。我们通过实践摸索、创新方法采取了以下措施:

  (一)加强需求质量管理。业务需求是开发、维护应用软件的基础和依据,业务需求质量的高低直接决定着应用软件的质量,并反过来影响业务经办和管理。因此,加强需求质量管理,必须解决一下几个问题:

  一是抓好业务需求提出环节。需求表述是否清晰准确、业务分析是否全面合理,直接影响软件开发能否顺利进行。需求提出人要做到表述清晰准确,分析透彻全面,不出现错别字、半句话、描述不准、二义性、未签字等不合理情况。只有需求表达清晰准确了,进行复核、审批的同志才能理解需求的业务背景,掌握需求的核心意图。

  二是严格需求审批环节。需求把关严不严,不仅影响开发的任务量,更决定了软件系统架构是否合理、性能能否稳定。对全省需求进行分级审核管理,首先是省辖市信息化单位复核,重点从业务和技术两方面分析需求的可行性,提出有利于规范业务和完善软件的处理意见,对于文字表述不合格的业务需求,要指出原因并给出修改意见。狗万体育平台其次是省级信息化单位审批,重点对需求进行分类处理,涉及政策、业务流程的需求及时与对应业务单位协商,给出合理的解决方案,对于技术性业务需求,给出切合业务和技术两方面实际的处理意见;必要时与软件服务商做深度研讨,共同拟定业务需求的技术解决思路或方案。

  三是强化软件开发环节。开发质量决定应用效果。软件服务商应加强软件质量管理和内部人员管理,保证向用户提供高质量、及时的软件版本修改服务和优良的现场技术服务。软件开发人员要认真阅读并正确理解业务需求内容及审批意见,正确开发,严格测试,健全文档。软件开发商要加强内部测试和文档管理,完成开发后提交完整的升级版本:包括软件包、版本(补丁)说明(含参数配置说明)、用户操作手册和开发测试报告(含测试用例和操作演示视频)。

  四是加强测试验证环节。软件好不好用、管不管用、够不够用,关键看测试验证的时候,用户是否满意。为了提高需求的用户满意度,我们要求业务单位(需求提出单位)、信息化管理单位(即需求复核单位)、软件开发商三者加强沟通、协调与配合,共同做好测试验证环节。信息化管理单位及时对新版软件进行本地测试,测试无误后组织业务单位进行验证。对于未通过验证的需求,要督促软件服务商继续解决;对于验证时由于原始需求变化导致验证未通过的需求,应关闭原需求,告知经办机构提交新的业务需求。

  (二)明确各单位需求管理职责。需求管理工作涉及省、市多个单位和多个软件服务商,需要相关各方非常负责地履行职责,并加强相互配合。为了进一步明确分工、责任,专门出台了管理制度,对全省各级行政业务单位、信息化管理单位和软件服务商制定了详细的责任分工,并明确了各单位处理需求时各环节的时限。特别是明确了省级业务单位及时审批涉及业务流程、政策调整的业务需求,并根据需要适时修订政策和业务规程的职责。对于完善业务办理、统一经办规程起到积极作用。

  (三)搭建需求电子化处理平台。过去提交需求靠传真,不仅传真效果难以保证,一旦信号不好就要重复收发多次,效率低、质量差。借助信息技术,发挥电子化、网路化办公的优势,我们搭建了覆盖全省业务单位的电子化需求管理平台。全省需求通过需求平台进行提交、处理、反馈以及交流,简化了需求提交过程,缩短了需求处理周期,还起到了交流互动的作用。需求管理平台采用B/S技术,界面采用网页形式,操作简便、无需安装,一般业务人员很快就能上手。通过需求平台完整记录需求处理过程中的各类信息,及时跟踪提交、复核、审批、开发、测试、验证各节点的时效,便于督促各单位及时处理。

  (四)建立需求联络机制。省市两级信息化管理单位、软件服务商明确一名需求联络员具体负责需求管理中台账维护,需求提交、验证,协调各方处理等日常工作。责任具体、明确到人,使省市之间沟通更为快速、方便和有效。联络员之间借助手机短信、电子邮件、腾讯QQ等信息化工具,实现快捷、方便的沟通与交流。例如某省辖市提出一个问题,需要省厅组织全省进行讨论,我们先通过短信平台通知每个联络员需要讨论的问题,之后大家在需求平台或QQ群中回复意见,很短时间内就得出了统一的意见。

  (五)定期通报需求处理进展。为及时向各方通报全省需求处理最新进展,定期通报每周需求工作进度。周报内容简洁清晰,以数字说明分类处理情况,以图形走势对比前后处理进展。

  数字说明的方法。通过分类汇总,直接说明需求处理进展。如:本周收到省辖市需求10个,同意5个,不同意2个,提交省级业务单位商议3个;完成往期需求修改10个,其中通过验证8个,未通过验证2个;目前正在修改需求30个。

  图形走势的方法。采用3种图形:需求情况走势图(图1)、需求数量比例图(图2)、需求数量走势图(图3),形象、直观、清晰、完整地将全省需求处理过程中各环节进展、需求数量变化、各省辖市需求变化情况按时间顺序呈现处理出来,便于管理者及时掌握情况、发现问题,并有针对性地查找原因和开展检查督导工作。

  图1展示了需求处理过程中各环节的进度情况,哪个环节停滞不前或一直积累得不到解决一目了然;还可以发现热点(积累数量最大的环节)和难点(走势中高居不下的环节),开展有针对性地原因分析。如果未修改需求的数量积累较多,就督促软件服务商尽快修改;如果待验证需求较多,就督促省辖市信息化管理单位和业务单位加快需求验证;如果未通过验证需求数量走势一直高居不下,就要从需求本身的合理性和软件服务商两方面去找原因。

  图2和图3可以分别直观地呈现需求工作的重点单位(需求占比最大的省辖市)和难点单位(需求长期无法解决的省辖市),便于管理者就这些单位的需求加强业务和开发的沟通,有重点地解决问题。

  需求管理工作涉及面广、任务量大、协调难度高,要想提高管理效率和质量,就必须要以创新的精神突破过时陈旧的工作模式,借助信息技术的优势,让开发与用户充分交流,技术与业务相互融合,在实践中形成科学、灵活、有秩序的需求管理模式。目前,我省随着建立联络沟通机制和启用电子化需求处理平台,全省信息化管理单位和业务单位之间的沟通更加顺畅;随着需求处理周期的缩短,业务单位对需求服务的满意度大幅提高,业务单位和信息化管理单位之间的关系更加融洽;随着省级业务和信息化管理单位从业务、技术对需求审批的严格把关,需求本身质量不断提高,对软件的修改更合理,功能更完善,性能更稳定,统一软件支撑业务办理更加顺畅。